Declarație de conformitate GDPR

RIADVICE SUARL („RIADVICE”, „noi” sau „al nostru”) protejează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD), denumit în continuare „GDPR”, și cu Legea organică tunisiană nr. 2004-63 din 27 iulie 2004 privind protecția datelor cu caracter personal. Prezenta declarație explică modul în care respectăm GDPR atunci când prelucrăm date cu caracter personal în numele Clienților noștri, la ce ne angajăm în calitate de persoană împuternicită de operator și cum își pot exercita drepturile persoanele vizate. Folosește definițiile din Condițiile noastre de utilizare și completează Politica noastră de confidențialitate, care acoperă prelucrările pentru care RIADVICE este operator.

1. Domeniul de aplicare

Prezenta declarație se aplică Serviciilor găzduite și Serviciilor profesionale în cadrul cărora RIADVICE prelucrează date cu caracter personal în numele unui Client. Atunci când un Client a semnat un acord de prelucrare a datelor cu RIADVICE, acel acord prevalează asupra prezentei declarații. În caz contrar, angajamentele din Secțiunea 4 se aplică drept clauzele de prelucrare impuse de art. 28 din GDPR, astfel cum prevede Secțiunea 5 din Condițiile noastre de utilizare.

2. Serviciile noastre și datele pe care le implică

RIADVICE furnizează servicii de găzduire și servicii administrate pentru BigBlueButton și pentru alte aplicații utilizate de organizații educaționale, publice și comerciale. BigBlueButton permite colaborarea în timp real prin audio, video, chat, sondaje, notițe partajate, table albe și partajarea ecranului. Sesiunile pot fi înregistrate, în funcție de politicile și setările Clientului. Extensiile noastre convertesc înregistrările în format video, produc tablouri de bord și rapoarte de prezență și de implicare pe baza datelor din sesiuni și distribuie întâlnirile pe mai multe servere. Operăm, de asemenea, aplicații pentru Clienți, precum sincronizarea și partajarea fișierelor, magazine online și middleware pentru corespondență. Protejarea confidențialității și a securității acestor date este esențială pentru activitatea noastră, iar noi aplicăm principiile GDPR: legalitate, echitate, transparență, limitarea scopului, reducerea la minimum a datelor, exactitate, limitarea stocării, integritate, confidențialitate și responsabilitate.

3. Roluri

• În majoritatea cazurilor, Clientul, de exemplu o instituție de învățământ, un furnizor de formare sau o companie, este operatorul. RIADVICE este persoana împuternicită de operator a acestuia.
• Atunci când Clientul însuși acționează ca persoană împuternicită de operator pentru o altă organizație, de exemplu un furnizor de formare care deservește un client, RIADVICE acționează ca subprocesator al acestuia.
• RIADVICE este operator numai pentru datele pe care le prelucrează în scopuri proprii, precum gestionarea conturilor Clienților, facturarea și asistența, astfel cum descrie Politica de confidențialitate.

4. Angajamentele noastre în calitate de persoană împuternicită de operator

Atunci când prelucrează date cu caracter personal în numele unui Client, RIADVICE:

• prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, inclusiv în ceea ce privește transferurile internaționale, cu excepția cazului în care legea care se aplică RIADVICE impune altfel, caz în care informează Clientul înainte de prelucrare, cu excepția situației în care legea respectivă interzice acest lucru. Condițiile de utilizare, Formularul de comandă și configurația pe care Clientul o alege în cadrul serviciului constituie instrucțiunile sale;
• informează Clientul dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă GDPR sau alte dispoziții legale privind protecția datelor;
• se asigură că persoanele autorizate să prelucreze datele sunt ținute de obligația de confidențialitate;
• pune în aplicare măsurile de securitate descrise în Secțiunea 8, în conformitate cu art. 32 din GDPR;
• recurge la subprocesatori numai în condițiile prevăzute în Secțiunea 10;
• asistă Clientul, ținând seama de natura prelucrării, în ceea ce privește răspunsul la cererile persoanelor vizate;
• asistă Clientul în asigurarea respectării obligațiilor sale privind securitatea, notificarea încălcărilor, evaluările impactului asupra protecției datelor și consultarea prealabilă, ținând seama de informațiile de care dispune RIADVICE;
• la încheierea serviciilor, șterge sau returnează datele cu caracter personal, la alegerea Clientului, astfel cum este descris în Secțiunea 13, cu excepția cazului în care legea impune păstrarea lor;
• pune la dispoziția Clientului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 din GDPR și permite și contribuie la auditurile descrise în Secțiunea 14.

Asistența care depășește ceea ce RIADVICE oferă ca parte a serviciului standard poate fi facturată la tarifele sale în vigoare, cu excepția cazului în care nevoia de asistență rezultă dintr-o încălcare săvârșită de RIADVICE.

5. Temeiul juridic și consimțământul

În calitate de operator, Clientul stabilește temeiul juridic al prelucrării în temeiul art. 6 din GDPR, de exemplu executarea unui contract, o obligație legală, îndeplinirea unei sarcini de interes public, interesele legitime sau consimțământul, și, atunci când este necesar, o condiție prevăzută la art. 9 din GDPR. Atunci când este necesar consimțământul, de exemplu pentru anumite înregistrări, Clientul îl obține, de regulă prin sistemul său de gestionare a învățării sau printr-o altă platformă de interfață. Clientul informează, de asemenea, participanții înainte ca o sesiune să fie înregistrată. BigBlueButton le arată participanților atunci când o sesiune este înregistrată.

6. Categorii de date și de persoane vizate

În funcție de serviciu și de modul în care Clientul îl utilizează, persoanele vizate includ personalul, profesorii, studenții, cursanții, participanții, invitații și persoanele de contact ale Clientului. Datele pot include:

• date de identificare, precum nume, nume de utilizator, adrese de email și identificatori de utilizator transmiși de platforma Clientului;
• date de participare, precum orele de intrare și de ieșire, timpul de vorbire, timpul de cameră web și de partajare a ecranului, activitatea din chat, răspunsurile la sondaje și reacțiile;
• conținut partajat în timpul sesiunilor, precum audio, video, mesaje din chat, prezentări, notițe, adnotări pe tabla albă și înregistrări;
• fișiere, documente și mesaje stocate în aplicațiile operate pentru Client;
• date tehnice, precum adresele IP, tipurile de browser și de sistem de operare și jurnalele de conectare.

Clientul nu trebuie să utilizeze serviciile pentru a prelucra categorii speciale de date cu caracter personal sau date privind condamnările penale decât dacă are un temei juridic pentru aceasta și, atunci când sunt necesare măsuri specifice, a informat RIADVICE în prealabil.

7. Păstrarea datelor

Perioadele de păstrare sunt stabilite de Client, în calitate de operator. Înregistrările și datele întâlnirilor sunt șterse automat după perioadele de păstrare configurate pentru platforma Clientului sau menționate în Formularul de comandă, cu excepția cazului în care Clientul solicită altceva ori legea impune păstrarea lor. Jurnalele tehnice sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru operarea și securizarea serviciului.

8. Măsuri de securitate

RIADVICE aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, inclusiv:

• criptarea datelor în tranzit și criptarea datelor confidențiale;
• controale de acces, mecanisme de autentificare și acces restricționat la personalul autorizat, pe principiul necesității de a cunoaște;
• separarea mediilor și a datelor Clienților, atunci când arhitectura serviciului prevede acest lucru;
• actualizări și patch-uri de securitate regulate;
• monitorizarea sistemelor și a serviciilor;
• copii de rezervă și proceduri de restaurare;
• angajamente de confidențialitate și instruirea personalului privind protecția datelor și GDPR.

9. Încălcări ale securității datelor cu caracter personal

RIADVICE notifică Clientul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează datele Clientului. Notificarea descrie, în măsura în care informațiile sunt disponibile, natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ al persoanelor vizate și al înregistrărilor în cauză, consecințele probabile și măsurile luate sau propuse. Ulterior, RIADVICE furnizează informații suplimentare pe măsură ce acestea devin disponibile și ajută Clientul să își îndeplinească propria obligație de a notifica autoritatea de supraveghere și, atunci când este necesar, persoanele vizate.

10. Subprocesatori

Clientul acordă RIADVICE o autorizare generală de a recurge la subprocesatori. RIADVICE impune fiecărui subprocesator, printr-un contract scris, obligații privind protecția datelor echivalente cu cele din prezenta declarație și rămâne răspunzătoare față de Client pentru subprocesatorii săi. RIADVICE notifică orice adăugare sau înlocuire preconizată a unui subprocesator, prin email sau prin actualizarea prezentei liste, înainte ca modificarea să producă efecte, atunci când acest lucru este posibil în mod rezonabil. Un Client se poate opune din motive rezonabile legate de protecția datelor. Dacă părțile nu pot soluționa obiecția, Clientul poate rezilia serviciul afectat.

Subprocesatorii utilizați pentru serviciile găzduite și administrate sunt:

Nu fiecare subprocesator este utilizat pentru fiecare serviciu. Formularul de comandă sau configurația platformei Clientului precizează unde este găzduit serviciul Clientului. Subprocesatorii implicați într-un anumit serviciu sunt comunicați la cerere.

11. Transferuri internaționale

RIADVICE este stabilită în Tunisia, țară care nu face obiectul unei decizii privind caracterul adecvat adoptate de Comisia Europeană. Datele cu caracter personal transferate către RIADVICE de un Client din Uniunea Europeană sau din Spațiul Economic European sunt protejate prin Clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914 (modulul doi, de la operator la persoana împuternicită de operator, sau modulul trei, de la persoana împuternicită de operator la persoana împuternicită de operator), completate de măsurile din Secțiunea 8. Atunci când un subprocesator prelucrează date cu caracter personal în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European, RIADVICE se bazează pe o decizie privind caracterul adecvat sau pe Clauzele contractuale standard. Transferurile din Tunisia se efectuează în condițiile Legii organice nr. 2004-63, inclusiv cu autorizarea INPDP atunci când aceasta este necesară.

12. Cererile persoanelor vizate

În temeiul GDPR, persoanele vizate au dreptul de a-și accesa, rectifica și șterge datele, de a restricționa prelucrarea lor sau de a se opune acesteia, precum și dreptul la portabilitatea datelor. Utilizatorii unui serviciu găzduit ar trebui să contacteze mai întâi organizația lor, care este operatorul. Dacă RIADVICE primește o cerere direct, o transmite Clientului fără întârzieri nejustificate și nu îi răspunde ea însăși decât dacă Clientul o autorizează. RIADVICE ajută Clientul să răspundă, de exemplu prin localizarea, exportul sau ștergerea datelor.

13. Returnarea și ștergerea datelor

La încheierea serviciilor, Clientul își poate exporta datele astfel cum prevede Secțiunea 25 din Condițiile de utilizare. RIADVICE șterge apoi datele cu caracter personal din sistemele sale active, iar din copiile de rezervă pe măsură ce acestea sunt suprascrise în cadrul rotației lor obișnuite, cu excepția cazului în care legea impune păstrarea lor. Datele care urmează să fie șterse din copiile de rezervă nu mai sunt prelucrate, cu excepția restaurării unui sistem. La cerere, RIADVICE confirmă ștergerea în scris.

14. Audituri și informații

RIADVICE răspunde la întrebările scrise rezonabile și la chestionarele de securitate ale Clienților privind prelucrările pe care le efectuează. Atunci când aceste informații nu sunt suficiente pentru a demonstra conformitatea, un Client poate efectua un audit, direct sau prin intermediul unui auditor independent ținut de obligația de confidențialitate, cel mult o dată pe an, cu excepția cazului în care o încălcare a securității datelor cu caracter personal sau o cerere a unei autorități de supraveghere justifică un audit suplimentar, cu o notificare prealabilă de cel puțin treizeci (30) de zile, în timpul programului de lucru și fără a perturba serviciile ori a compromite securitatea sau confidențialitatea datelor altor clienți. Fiecare parte își suportă propriile costuri, cu excepția cazului în care auditul relevă o încălcare semnificativă săvârșită de RIADVICE.

15. Persoana de contact pentru protecția datelor

Persoana de contact a RIADVICE pentru protecția datelor supraveghează conformitatea și răspunde la întrebările și cererile privind datele cu caracter personal la privacy@riadvice.tn.

16. Contact

Pentru informații suplimentare despre conformitatea noastră cu GDPR sau despre practicile noastre privind confidențialitatea, contactați privacy@riadvice.tn sau contact@riadvice.com ori scrieți la RIADVICE SUARL, Appartement B1, Résidence Ramzi, 2074 Mourouj 5, Ben Arous, Tunisia.

Ultima actualizare: 9 octombrie 2026