Prohlášení o souladu s GDPR

Společnost RIADVICE SUARL (dále jen „RIADVICE“, „my“ nebo „naše“) chrání osobní údaje v souladu s nařízením (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“), a s tuniským organickým zákonem č. 2004-63 ze dne 27. července 2004 o ochraně osobních údajů. Toto prohlášení vysvětluje, jak dodržujeme GDPR, když zpracováváme osobní údaje jménem našich Zákazníků, k čemu se jako zpracovatel zavazujeme a jak mohou subjekty údajů uplatnit svá práva. Používá definice z našich Podmínek užívání a doplňuje naše Zásady ochrany osobních údajů, které pokrývají zpracování, u něhož je RIADVICE správcem.

1. Působnost

Toto prohlášení se vztahuje na Hostované služby a na Odborné služby, při nichž RIADVICE zpracovává osobní údaje jménem Zákazníka. Pokud Zákazník s RIADVICE podepsal smlouvu o zpracování osobních údajů, má tato smlouva přednost před tímto prohlášením. Pokud ji nepodepsal, uplatní se závazky v článku 4 jako podmínky zpracování vyžadované článkem 28 GDPR, jak stanoví článek 5 našich Podmínek užívání.

2. Naše služby a údaje, kterých se týkají

RIADVICE poskytuje hosting a spravované služby pro BigBlueButton a pro další aplikace, které používají vzdělávací, veřejné a komerční organizace. BigBlueButton umožňuje spolupráci v reálném čase prostřednictvím zvuku, obrazu, chatu, anket, sdílených poznámek, tabulí a sdílení obrazovky. Lekce mohou být nahrávány v závislosti na zásadách a nastaveních Zákazníka. Naše doplňky převádějí nahrávky na video, vytvářejí z dat o lekcích dashboardy a reporty docházky a zapojení a rozkládají schůzky mezi více serverů. Pro Zákazníky provozujeme také aplikace, jako je synchronizace a sdílení souborů, internetové obchody a middleware pro hromadnou poštu. Ochrana soukromí a bezpečnosti těchto údajů je jádrem naší práce a uplatňujeme zásady GDPR: zákonnost, korektnost, transparentnost, účelové omezení, minimalizaci údajů, přesnost, omezení uložení, integritu, důvěrnost a odpovědnost.

3. Role

• Ve většině případů je správcem Zákazník, například vzdělávací instituce, vzdělávací organizace nebo firma. RIADVICE je jeho zpracovatelem.
• Pokud Zákazník sám vystupuje jako zpracovatel pro jinou organizaci, například vzdělávací organizace, která obsluhuje svého klienta, vystupuje RIADVICE jako jeho další zpracovatel.
• RIADVICE je správcem pouze u údajů, které zpracovává pro vlastní účely, jako je správa účtů Zákazníků, fakturace a podpora, jak popisují Zásady ochrany osobních údajů.

4. Naše závazky jako zpracovatele

Když RIADVICE zpracovává osobní údaje jménem Zákazníka:

• zpracovává údaje pouze na základě doložených pokynů Zákazníka, a to i pokud jde o mezinárodní předávání, ledaže jí jiný postup ukládá právo, které se na RIADVICE vztahuje; v takovém případě o tom Zákazníka před zpracováním informuje, pokud jí to toto právo nezakazuje. Pokyny Zákazníka tvoří Podmínky užívání, Objednávka a konfigurace, kterou si Zákazník ve službě zvolí;
• informuje Zákazníka, pokud má za to, že určitý pokyn porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně osobních údajů;
• zajišťuje, aby osoby oprávněné zpracovávat údaje byly vázány mlčenlivostí;
• zavádí bezpečnostní opatření popsaná v článku 8, v souladu s článkem 32 GDPR;
• zapojuje další zpracovatele pouze za podmínek uvedených v článku 10;
• s ohledem na povahu zpracování pomáhá Zákazníkovi odpovídat na žádosti subjektů údajů;
• s ohledem na informace, které má RIADVICE k dispozici, pomáhá Zákazníkovi zajistit plnění jeho povinností v oblasti zabezpečení, ohlašování porušení, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultace;
• po skončení služeb osobní údaje podle volby Zákazníka vymaže nebo vrátí, jak je popsáno v článku 13, pokud zákon nevyžaduje jejich uchování;
• poskytne Zákazníkovi informace potřebné k doložení souladu s článkem 28 GDPR a umožní audity a přispěje k nim, jak je popsáno v článku 14.

Pomoc nad rámec toho, co RIADVICE poskytuje v rámci standardní služby, může být účtována podle jejích aktuálních sazeb, pokud potřeba takové pomoci nevyplývá z porušení ze strany RIADVICE.

5. Právní základ a souhlas

Jako správce určuje Zákazník právní základ zpracování podle článku 6 GDPR, například plnění smlouvy, právní povinnost, úkol prováděný ve veřejném zájmu, oprávněné zájmy nebo souhlas, a v případě potřeby podmínku podle článku 9 GDPR. Pokud je vyžadován souhlas, například u některých nahrávek, získává jej Zákazník, obvykle prostřednictvím svého systému pro řízení výuky nebo jiné front-endové platformy. Zákazník také informuje účastníky před nahráváním lekce. BigBlueButton účastníkům zobrazuje, že se lekce nahrává.

6. Kategorie údajů a subjektů údajů

V závislosti na službě a na tom, jak ji Zákazník používá, patří mezi subjekty údajů zaměstnanci Zákazníka, vyučující, studenti, účastníci školení, účastníci, hosté a kontakty. Údaje mohou zahrnovat:

• identifikační údaje, jako jsou jména, uživatelská jména, e-mailové adresy a identifikátory uživatelů předávané platformou Zákazníka;
• údaje o účasti, jako jsou časy připojení a odchodu, doba mluvení, doba zapnuté kamery a sdílení obrazovky, aktivita v chatu, odpovědi v anketách a reakce;
• obsah sdílený během lekcí, jako je zvuk, obraz, zprávy v chatu, prezentace, poznámky, anotace na tabuli a nahrávky;
• soubory, dokumenty a zprávy uložené v aplikacích provozovaných pro Zákazníka;
• technické údaje, jako jsou IP adresy, typy prohlížečů a operačních systémů a logy připojení.

Zákazník nesmí služby používat ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů ani údajů týkajících se odsouzení v trestních věcech, ledaže má pro to právní základ, a pokud jsou potřebná zvláštní opatření, předem o tom RIADVICE informoval.

7. Uchovávání

O dobách uchovávání rozhoduje Zákazník jako správce. Nahrávky a údaje o schůzkách se automaticky mažou po uplynutí doby uchovávání nastavené pro platformu Zákazníka nebo uvedené v Objednávce, pokud Zákazník nepožádá jinak nebo pokud zákon nevyžaduje jejich uchování. Technické logy se uchovávají pouze po dobu nezbytnou k provozu a zabezpečení služby.

8. Bezpečnostní opatření

RIADVICE uplatňuje technická a organizační opatření přiměřená riziku, mimo jiné:

• šifrování přenášených údajů a šifrování důvěrných údajů;
• řízení přístupu, mechanismy ověřování a přístup omezený na oprávněné pracovníky podle zásady nezbytné znalosti;
• oddělení prostředí a údajů jednotlivých Zákazníků, pokud to návrh služby předpokládá;
• pravidelné aktualizace a bezpečnostní záplaty;
• monitoring systémů a služeb;
• zálohy a postupy obnovy;
• závazky mlčenlivosti a školení pracovníků v oblasti ochrany osobních údajů a GDPR.

9. Porušení zabezpečení osobních údajů

RIADVICE informuje Zákazníka bez zbytečného odkladu poté, co zjistí porušení zabezpečení osobních údajů, které se týká údajů Zákazníka. Oznámení popisuje, pokud jsou informace k dispozici, povahu porušení, kategorie a přibližný počet dotčených subjektů údajů a záznamů, pravděpodobné důsledky a přijatá nebo navrhovaná opatření. RIADVICE pak poskytuje další informace, jakmile jsou k dispozici, a pomáhá Zákazníkovi splnit jeho vlastní povinnost ohlásit porušení dozorovému úřadu a v případě potřeby subjektům údajů.

10. Další zpracovatelé

Zákazník uděluje RIADVICE obecné povolení zapojit další zpracovatele. RIADVICE ukládá každému dalšímu zpracovateli písemnou smlouvou povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů rovnocenné povinnostem v tomto prohlášení a za své další zpracovatele vůči Zákazníkovi odpovídá. RIADVICE oznamuje každé zamýšlené přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele e-mailem nebo aktualizací tohoto seznamu, je-li to rozumně možné, před tím, než změna nabude účinnosti. Zákazník může z oprávněných důvodů týkajících se ochrany osobních údajů vznést námitku. Pokud strany námitku nevyřeší, může Zákazník dotčenou službu ukončit.

Další zpracovatelé využívaní pro hostované a spravované služby jsou:

Ne každý další zpracovatel se využívá pro každou službu. Kde je služba Zákazníka hostována, uvádí Objednávka nebo konfigurace platformy Zákazníka. Seznam dalších zpracovatelů zapojených do konkrétní služby je k dispozici na vyžádání.

11. Mezinárodní předávání

RIADVICE je usazena v Tunisku, na které se nevztahuje rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. Osobní údaje předané RIADVICE Zákazníkem v Evropské unii nebo Evropském hospodářském prostoru jsou chráněny standardními smluvními doložkami přijatými Evropskou komisí prováděcím rozhodnutím (EU) 2021/914 (modul dva, správce zpracovateli, nebo modul tři, zpracovatel zpracovateli), doplněnými opatřeními uvedenými v článku 8. Pokud další zpracovatel zpracovává osobní údaje mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, opírá se RIADVICE o rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo o standardní smluvní doložky. Předávání z Tuniska probíhá za podmínek organického zákona č. 2004-63, včetně povolení INPDP, pokud je vyžadováno.

12. Žádosti subjektů údajů

Podle GDPR mají subjekty údajů právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu a výmaz, na omezení zpracování nebo vznesení námitky proti němu a na přenositelnost údajů. Uživatelé hostované služby by se měli nejprve obrátit na svou organizaci, která je správcem. Pokud RIADVICE obdrží žádost přímo, předá ji bez zbytečného odkladu Zákazníkovi a sama na ni neodpovídá, pokud ji k tomu Zákazník nezmocní. RIADVICE pomáhá Zákazníkovi s odpovědí, například vyhledáním, exportem nebo výmazem údajů.

13. Vrácení a výmaz

Po skončení služeb může Zákazník exportovat své údaje, jak stanoví článek 25 Podmínek užívání. RIADVICE poté osobní údaje vymaže ze svých aktivních systémů a ze záloh, jakmile jsou v rámci běžné rotace přepsány, pokud zákon nevyžaduje jejich uchování. Údaje čekající na výmaz ze záloh se dále nezpracovávají, s výjimkou obnovy systému. Na požádání RIADVICE výmaz písemně potvrdí.

14. Audity a informace

RIADVICE odpovídá na přiměřené písemné dotazy a bezpečnostní dotazníky Zákazníků týkající se jejího zpracování. Pokud tyto informace nepostačují k doložení souladu, může Zákazník provést audit, sám nebo prostřednictvím nezávislého auditora vázaného mlčenlivostí, nejvýše jednou ročně, pokud to neodůvodňuje porušení zabezpečení osobních údajů nebo žádost dozorového úřadu, s alespoň třicetidenním (30) předchozím oznámením, v pracovní době a bez narušení služeb nebo ohrožení bezpečnosti či důvěrnosti údajů jiných zákazníků. Každá strana nese své vlastní náklady, pokud audit neodhalí podstatné porušení ze strany RIADVICE.

15. Kontakt pro ochranu osobních údajů

Kontaktní osoba RIADVICE pro ochranu osobních údajů dohlíží na dodržování předpisů a odpovídá na dotazy a žádosti týkající se osobních údajů na adrese privacy@riadvice.tn.

16. Kontakt

Další informace o našem souladu s GDPR nebo o našich postupech v oblasti ochrany osobních údajů získáte na privacy@riadvice.tn nebo contact@riadvice.com, případně písemně na adrese RIADVICE SUARL, Appartement B1, Résidence Ramzi, 2074 Mourouj 5, Ben Arous, Tunisko.

Poslední aktualizace: 9. října 2026